La finalidad de este artículo es incentivar a los gestores y dirigentes deportivos a analizar los procesos administrativos recurrentes en su organización y valorar qué mejoras o cambios podrían realizarse con el fin de impactar positivamente a su organización.
Más grande no siempre es mejor, pero el tamaño de una organización ciertamente puede ser una limitante.
Muchas de las organizaciones deportivas de nuestro país son casi unipersonales en cuanto a su personal administrativo. Muchas tareas, gran cantidad de obligaciones, pero limitado recurso humano.
Algunos de los miembros de nuestro equipo han vivido esta experiencia en carne propia. Un minuto son administrativos y al siguiente vendedores de patrocinios. Tres minutos después los responsables de servicio al cliente.
Cuando los recursos son limitados, sólo queda una cosa por hacer: tratar de sacarles el máximo provecho de una manera inteligente y bien planeada.
Dado el avance de la tecnología, se ha desarrollado una cantidad importante de herramientas que permiten a las personas automatizar procesos. El beneficio: más tiempo para concentrarse en aquellas tareas que pueden causar un mayor impacto en nuestra organización y en sus clientes/deportistas/aficionados/árbitros, etc.
Si en este momento te estás preguntando: “¿Realmente qué tanto impacto podría tener si me ahorrara unos minutos de trabajo por aquí o por allá?”, la consulta es válida. Por lo tanto, te invitamos a hacer algunos números para obtener tu propia respuesta.
Digamos que tu equipo de trabajo ejecuta una actividad que diariamente requiere 30 minutos de tu tiempo. Si por diferentes causas logramos disminuir ese tiempo a 20 minutos, pareciera que el cambio no es muy abrupto. Sin embargo, representa una reducción de casi el 30%. La disminución de 10 minutos se traduce en un ahorro de 50 minutos a la semana. Extrapolando estos datos a 4 semanas (lo que podríamos considerar a grandes rasgos como un mes) serían 200 minutos de trabajo por mes (un poco más de 3 horas). Si continuamos los cálculos, esto significa que esta organización terminaría el año ahorrando aproximadamente 2,400 minutos de trabajo – lo que equivale a cerca de 40 horas laborales – o puesto de otra forma, 5 días completos de trabajo. ¡Cinco días! ¡Ahorrando sólo 10 minutos de trabajo!
Lo que en primera instancia pareciera ser un pequeño ahorro, podría convertirse en un gran beneficio para tu institución en el largo plazo. Imagínate lo que podrías hacer si tuvieras toda una semana para dedicarla a un proyecto o tarea.
Hay dos opciones principales de herramientas que las organizaciones pueden utilizar: herramientas previamente diseñadas – o programas ya elaborados y puestos a la venta para el público general – o programas o soluciones confeccionadas específicamente para el cliente.
Sabemos que en la actualidad los presupuestos de las organizaciones deportivas pueden ser bastante limitados. Además, pagar por obtener una solución digital (o una herramienta) puede ser visto como un gasto innecesario. No obstante, también podrías ver esa herramienta como una inversión a largo plazo. Gasto es cuando pagas por algo y no hay un beneficio en retorno. Inversión es cuando utilizas tu dinero para recibir un beneficio a cambio. El ejemplo anterior muestra que una reducción pequeña en el tiempo de elaboración de una tarea diaria se traduce en un beneficio equivalente a 40 horas laborales al año.
Así que te invitamos a que hagas un análisis de tus procedimientos e investigues si habrá alguna manera de “confeccionar atajos” o “crear soluciones” que puedan agilizar aquellas tareas que consuman la mayor cantidad de tu tiempo. Imagina los esfuerzos y la energía que podrías dedicar a hacer crecer tu organización si tu agenda se liberara en pequeños incrementos de 10 minutos.
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