Luego de escuchar una entrevista brindada por la Ministra Carolina Mauri y la Directora del ICODER Alba Quesada en relación con la disputa entre el Comité Olímpico Nacional (CON) y el MIDEPOR / ICODER, ambas defendían su posición de brindar una cantidad importante de recursos a la federaciones nacionales. Ambas dirigentes deportivas aducían que una parte importante del presupuesto que se le daría a las federaciones tendría como objetivo dotarlas de los recursos necesarios para crear una estructura administrativa. (Entrevista adjunta al final de este artículo)
Independientemente de la cantidad de dinero que se destine a las federaciones es importante que exista un panorama claro de las principales organizaciones deportivas del país con el fin de evitar que haya una duplicidad de tareas además de identificar los vacíos que no puedan ser solventados por ninguna organización.
De acuerdo con mi experiencia en la federación de triatlón, y tomando en cuenta que el tema de dotar a las federaciones con recursos para crear una estructura administrativa ha sido puesto sobre la palestra recientemente, me gustaría explicar cuales son a mi parecer algunos de los puestos que deberían ser cubiertos dentro de una organización encargada de dirigir un deporte nacional.
Para empezar propongo 3 puestos. Usted tal vez se pregunte: son 3 puestos suficientes para el buen desempeño de una organización deportiva?! La respuesta en breve es no. No obstante me gustaría poder plantear algo que pueda apegarse a la realidad y pueda ser puesto en práctica en algún momento. Si bien me gustaría poder plantear una estructura organizacional más compleja, sé que las implicaciones económicas de algo así podría no ir acorde con la realidad nacional y menos con los recursos de los cuales disponen muchas organizaciones.
Obviamente, el presupuesto que se tenga para la parte operativa y administrativa de una organización dictará no sólo los cargos a cubrir sino también el nivel de involucramiento de estos puestos (tiempo completo, medio tiempo, un cuarto de tiempo, etc). En el caso de los puestos que menciono a continuación puede que algunos de ellos deban desarrollarse, en primera instancia, a medio tiempo mientras la organización crece y adquiere más recursos.
De igual forma, me gustaría partir de la premisa de que la mayoría de las federaciones cuentan al menos con una secretaria a la cual ya se le cubre sus honorarios así que no será incorporada está posición en la propuesta.
En mi opinión, los primeros 3 puestos que debe suplir una entidad deportiva son:
- Gerente: El gerente es una figura necesaria para cualquier organización. No importa el tamaño ni la línea de negocios, el gerente debe ser la figura a cargo no solo de liderar la organización pero también de asegurarse de que su funcionamiento sea el adecuado. El gerente es el referente operativo de la federación con otros organismos tanto nacionales como internacionales (Comité Olímpico, MIDEPOR, ICODER, la Federación Internacional de su deporte, etc.). Si bien es cierto que en una organización grande y financieramente sólida el trabajo del gerente es de coordinación, supervisión y planificación, en el caso de empresas más pequeñas el gerente debe cumplir múltiples funciones según sea el caso y la necesidad de la organización.
- Coordinador de Ventas: Esta es la persona a cargo de vender a la organización. “De vender qué?”, se preguntará. Pues de vender de todo, desde espacios publicitarios en los eventos de la federación hasta espacios en los medios digitales de la organización. De igual manera, este colaborador debe asegurarse que todo lo prometido a los patrocinadores sea respetado y entregado según lo estipulado.
El objetivo de esta persona es atraer recursos privados para la organización. Si bien es importante contar con el apoyo del estado, me parece necesario que cada organización deportiva aspire a crear relaciones comerciales con organizaciones privadas las cuales le permitan complementar o independizarse de los aportes brindados por el Estado.
La persona a cargo de este puesto debe ser una persona proactiva e inquieta. Este individuo será responsable de manejar con detalle el “inventario” de la federación e investigar sobre posibles socios y lograr alianzas estratégicas.
En un par de ocasiones, tuve la oportunidad de cumplir este rol y sé por experiencia que investigar posibles patrocinadores, fijar reuniones con los encargados de mercadeo de las empresas, crear presentaciones para dichas reuniones y luego entablar procesos de negociación puede demandar mucho tiempo. Mucha gente solo ve el producto final (el acuerdo de patrocinio); sin embargo, para forjar una buena relación que culmine en un acuerdo se requiere invertir un número importante de horas.
El pago de muchas de estas posiciones se basa en comisiones y alcance de objetivos por lo que el salario promedio no es necesariamente muy oneroso y mejoras en los salarios pueden ofrecerse a los empleados con base en su desempeño.
Para ejemplificar la importancia de este puesto me gustaría referirme a las organizaciones deportivas profesionales en los Estados Unidos. Como bien es sabido el deporte en este país es todo una industria y donde el éxito de la misma dependerá de la capacidad que se tenga de vender el producto. Siempre me ha llamado la atención ver los pasos que siguen los equipos “gringos” cuando se les concede una nueva franquicia en cualquiera de sus ligas y es que estas organizaciones empiezan por establecer un grupo director y un equipo de ventas (tanto de entradas como de patrocinios) mucho antes incluso de conformar un cuerpo técnico o comprar jugadores.Los norteamericanos tienen muy claro que “sin cacao, no hay chocolate” y para poder pagar a jugadores, entrenadores y demás miembros de la organización el dinero debe provenir de algún lugar, por lo tanto … hay que ir a buscarlo.
- Coordinador de Eventos: La vida de toda organización deportiva gira alrededor de sus eventos, ya sea que estos vayan dirigidos a espectadores (como en el caso del fútbol o el baloncesto) o a participantes (como ocurre con el atletismo y el triatlón). Los eventos son los productos más importantes que tienen las federaciones y los cuales pueden ser de mayor interés a posibles patrocinadores. A mi parecer toda organización deportiva requiere de un brazo organizador o una persona a cargo de este tema.
Esta estrategia le permite a una federación poder desarrollar eventos que tal vez no sean de interés a organizadores privados (como es el caso de eventos para niños), pero al mismo tiempo le permite también ejercer cierto control sobre los precios que giran alrededor de su disciplina deportiva.
Cree usted que el Comité Olímpico Internacional le cedería a un organizador privado la organización de las Olimpiadas? O que la FIFA cede sus mundiales, sin importar el género o la categoría, a otra empresa? Ninguna organización que dirija un deporte puede dejarlo en manos ajenas. Con esto no quiero decir que esté en contra de los organizadores privados pues muchos de ellos han llegado a llenar un vacío existente y sin su valiosa contribución muchos deportes no crecerían.
El coordinador de eventos debe ser la persona encargada de ocuparse de todos los detalles a nivel de logística y de operaciones que giran en torno a los eventos propios de la federación. Permisos de tránsito, protocolo de juego, coordinación con los equipos o atletas, planes de seguridad y limpieza son sólo algunas de las consideraciones por las cuales vela y se responsabiliza este puesto.
Entre estas tres personas ya hay una serie de dinámicas establecidas. El gerente coordina y se asegura que la relación entre ambos coordinadores se conduzca de manera fluída y ordenada. El coordinador de eventos debe asegurarse que los eventos se realicen según lo planeado mientras que el coordinador de ventas debe vender de la mejor manera posible los eventos de la federación.
Ahora bien, qué pasa con la gente de comunicaciones, comunidades digitales o incluso responsabilidad social? Qué tal tener un director encargado de la parte deportiva o tener alguien encargado de la contabilidad de la organización? Todas estas preguntas son válidas e importantes; no obstante, y como dije al principio, el objetivo principal de este artículo es brindar una opción que se apegue a la realidad nacional y a los recursos disponibles. Si alguna federación tuviera recursos suficientes para incorporar estas personas dentro de su planilla pues en hora buena!
Algunas funciones pueden ser externalizadas mientras se obtienen los recursos y el volumen de trabajo suficientes para incorporar a una persona dentro de la federación dedicada de manera exclusiva a ellas. Este puede ser el caso de un contador o un abogado. Si bien estos puestos son de alta importancia,, estos profesionales pueden ser contratados por trabajo realizado más que como colaboradores permanentes dentro de la planilla dadas las restricciones económicas que puedan existir en un principio.
Ciertamente, esta propuesta no está escrita en piedra. Las ideas sobre cómo estructurar una organización deportiva pueden variar, pero es hora de empezar a contemplar diferentes escenarios y puestos siempre pensando en el beneficio de la organización así como de todas aquellas personas (físicas o jurídicas) que se relacionan con la misma.
Y usted, qué opina?