En mi época de colegio, las matemáticas siempre me llamaron la atención. Sin embargo, durante mis años como estudiante de educación física pensé que esta materia sería poco necesaria para el futuro, más allá de utilizarla para poner notas en caso de que decidiera ser docente. No obstante, esta visión cambio una vez que me involucre en el área administrativa.
Hace un tiempo viendo un episodio del famoso programa “Shark Tank” uno de los jueces hizo mención a algo que me quedó grabado – ”Los números no tienen sentimientos” le dijo uno de los inversionista a un hombre que trataba de convencerlo sobre el valor e importancia de su compañía, aunque con poco éxito. No hay nada más verdadero y real.
En muchas ocasiones se escucha decir que hay deportes que vienen en alzada, que han mejorado o que dan pasos agigantados hacia adelante. Siempre que escucho esto me pregunto: Qué tan grande es grande? Cuando decimos aumento o crecimiento a qué nos referimos? Si un gimnasio cierra un año con 1000 afiliados y al año siguiente lo hace con 1010 clientes ¿ha crecido, no?! ¿Qué pasa si en vez de 1010 afiliados fueran 1700?!
Los números apoyan (o desmienten) de manera categórica gestiones, iniciativas y/o resultados. La necesidad de métricas, resultados y cifras deben formar parte de cualquier organización deportiva sin importar su tamaño. A continuación me gustaría exponer algunas experiencias que me enseñaron sobre la necesidad de llevar estadísticas y números en todo momento.
Hace algunos años tuve la oportunidad de trabajar con dos equipos que formaban parte la de Liga Norteamericana de Fútbol (MLS). En ambas organizaciones me tocó trabajar con el departamento de mercadeo y ventas…y Dios mío, que a esta gente sí que le interesan los números! De esas experiencias hay dos cosas que siempre recuerdo:
- El gran control que se llevaba sobre los vendedores de entradas. Ambos equipos llevaban un control minucioso de los agentes de ventas y sus resultados. Con suma facilidad se podría saber no sólo cuánto había vendido cada agente sino también detalles como el tipo de entrada, si las entradas vendidas habían sido para un solo partido o varios, si se trataba de una venta individual o grupal, si la entrada era para un partido importante o para un encuentro no tan llamativo, etc. Obviamente, saber cuánto había vendido cada agente era importante, pero saber a quién, cómo y cuándo lo era todavía más.
- Obviamente el departamento de ventas estaba estrechamente relacionado con otro para el cual los números también jugaban un rol esencial, el departamento de boletería. Recuerdo tener reuniones en uno de estos departamentos, el cual tenía una pizarra gigantesca donde se describía con detalle el número de entradas emitidas, reservadas y vendidas (por día, semana y mes) para cada partido del equipo. Si bien esa pizarra era abrumadora de ver, guardaba en sí conductas y patrones que la organización trataba de descifrar, tanto para desempeñarse mejor como empresa como para conocer mejor a sus clientes y sus patrones de conducta. En esa pizarra llena de números había información que al equipo le interesaba conocer y dominar. Esta pizarra mostraba qué tanto impacto tenía el equipo dentro de su afición.
Puede que al leer esto piense: bueno, esos equipos gringos tienen los recursos y la gente para llevar estas estadísticas, pero en organizaciones más pequeñas esto es más complicado. Sí y no.
Puede que en organizaciones de menor tamaño donde una solo persona cumple varias funciones llevar información tan detallada como en los casos descritos anteriormente sea difícil. Sin embargo, eso no significa que no haya algo que se pueda hacer al respecto.
Sé del caso, hace algunos años, de una federación nacional en la que los directivos hablaban constantemente del crecimiento que estaba teniendo su deporte. Era claro que este deporte iba en aumento, pero mi pregunta era…¿qué tanto? Esta federación empezó a llevar un registro estricto de sus atletas, de manera que para poder participar en cualquier competencia, estos debían mostrar su afiliación a este órgano. Al inicio del año y por la cantidad de atletas registrados hasta al año anterior, la federación contaba con 400 atletas inscritos. Al concluir el año, esta misma organización disponía de cerca de 950 afiliados, lo cual indica un crecimiento superior al 50% en un año. Estos datos no sólo dan la potestad a la organización de hablar de crecimiento, sino también de cuantificar el mismo dentro de un periodo establecido de tiempo. Tener acceso a esta información y dominio de los datos le dio a la organización la capacidad de no sólo conocer sobre la evolución del deporte sino también efectuar análisis básicos sobre los atletas inscritos, tales como: la distribución y presencia de deportistas con respecto al género, el número de participantes en los grupos por edad, deficiencias y/o fortalezas en las ligas menores, etc. Estas fueron algunas de las conclusiones que se lograron obtener una vez analizados los números.
Ahora bien, la información y los números no sólo permiten conocer mejor nuestra propia organización, sino que nos permite sustentar argumentos para impactar otras.
En una ocasión durante una charla sobre administración y deporte se me acercó una persona y me preguntó: ¿“Cómo hace uno para sentarse a negociar un patrocinio? Mi organización ha tratado un par de veces y no se nos ha hecho un poco complicado.”
Sin haber podido entrar en mucho detalle por las circunstancias, le comenté lo que me dijo un Director de Mercadeo con el cual estaba tratando de hacer un negocio una vez. Esta persona me dijo…”Mire, a mi me gusta mucho el deporte. De hecho, me parece que todo el mundo debería hacerlo; pero cuando se trata de patrocinios y alianzas, necesito que me sustenten la inversión que me están pidiendo. Si no hay información, resultados y datos, ¡al final del día yo no puedo justificarle nada a mis jefes!” Hay varias cosas que podrían rescatarse sobre este comentario, pero una de las más importantes y que se relaciona al tema en cuestión, es que los números brindan a las organizaciones peso a la hora de negociar o crear vínculos, ya sea con sus atletas como con sus seguidores y aliados. Si usted no sabe con cierto detalle con cuántos seguidores/atletas cuenta y qué tanto impacto o alcance tiene su organización para establecer relaciones con ellos ¿cómo espera que otras organizaciones vean los beneficios de unirse a usted?!
Qué información es importante recabar, es tema para otro artículo. No obstante, lo esencial ahora es dejar claro la importancia que juegan los números y la necesidad de acceder y recabar estos datos.
Si su organización ya tiene datos, análisis e interpretaciones ¡lo felicito!.
Si ya tiene los datos, pero no los ha interpretado, pues adelante. A veces los números guardan verdades, patrones o hechos curiosos a los cuales no se les había prestado atención previamente. Recuerde que es importante que valore de manera constante qué datos considera que podrían ser necesarios para determinar el desempeño de su entidad, sus atletas, aficionados e incluso patrocinadores.
Finalmente, si su entidad deportiva no tiene números o datos, pues es hora de empezar. Como lo dije anteriormente, puede que los números le demuestren datos que lo sorprendan de manera positiva. Si éste no fuera el caso, los números también pueden mostrarle la necesidad de desechar, cambiar o ajustar ciertas prácticas. No obtener los números que se desean en ciertas áreas puede ser un poco desalentador en primera instancia, pero esto también se puede convertir en la herramienta necesaria para revertir o mejorar ciertas cosas.
En las buenas o en las malas. Para bien o para mal. Cuando quiera apoyar una propuesta o evacuar una duda, recuerde: póngale atención a los números….¡ellos no tienen sentimientos!.