Hay un dicho que siempre me ha gustado que dice: “Para el que no sabe a dónde va, cualquier lugar es bueno.” Y esto es válido tanto para personas, como para organizaciones deportivas. No tener un rumbo fijo o definido puede desperdiciar esfuerzos, recursos e incluso la energía de aquellas personas que desean un impacto positivo dentro del deporte.
Es por eso que en esta ocasión me gustaría tocar un tema que me parece podría ser de ayuda para aquellas personas a cargo de organizaciones deportivas: el planeamiento estratégico.
A menudo se escucha a la gente decir: “queremos aumentar el número de participantes”, “nuestro objetivo es expandir nuestra disciplina deportiva”, “queremos obtener el respaldo de la empresa privada”, etc. Todo lo anteriormente expuesto es sin duda importante y beneficioso; no obstante, hay una pregunta importante que hacerse cuando se escuchan estas afirmaciones: ¿y cómo llegar ahí? Es aquí donde el planeamiento estratégico puede jugar un papel importante y brindar las herramientas necesarias para lograr demarcar los pasos a seguir.
Es por esta razón que me gustaría brindar una idea básica sobre las 5 etapas a considerar al formular un plan estratégico de manera que éste tenga una base sólida y ayude a las organizaciones a alcanzar los objetivos establecidos. Las PRIMERAS 3 ETAPAS se enfocan en un análisis detallado y exhaustivo de la organización, con el deseo de conocer con exactitud las ventajas, desventajas, fortalezas y otros detalles en referencia a la estructura de la compañía.
ETAPA 1 – Análisis situacional: En este tipo de análisis los encargados de la organización deben hacer una evaluación detenida de la situación actual de la empresa. En este caso es importante considerar el contexto de la organización (como está estructurada la entidad en base a los objetivos que se desean alcanzar), el desempeño de la de organización (operacional, financiero, interno, etc.) así como identificar los problemas y los retos que afronta la misma (de manera que se tenga una mejor idea de cuáles de estos son urgentes y deben solventarse a la mayor brevedad posible).
ETAPA 2 – Análisis externo: Es aquel que consiste en analizar los campos de acción en los cuales la organización opera (o desea operar). He aquí algunas de las áreas que podrían considerarse: selecciones nacionales, ligas profesionales y menores, manejo de competencias, patrocinios, educación y desarrollo, etc. Este tipo de análisis ayuda a la organización a hacer un mapa de las áreas a las cuales debe prestar atención y en las cuales espera hacer diferencia. Es importante en este análisis también tener presente las oportunidades y amenazas que pueden influir en la organización.
ETAPA 3 – Análisis interno: Como el nombre mismo lo sugiere, este análisis consiste en ver con detalle la estructura de la empresa, especialmente a nivel de recursos (tanto financieros como humanos) a su disposición. Al hacer este tipo de análisis hay dos factores que la organización deberá considerar sobre su estructura, especialmente si desea hacer cambios a la misma, éstos son: 1. Si desarrolla capacidades a lo interno de la compañía o 2. Si externaliza ciertos servicios (por ejemplo, en caso de querer incrementar los patrocinios, una federación podría tratar de llegar a un acuerdo con una agencia publicitaria que se encargue de hacer los contactos y negociaciones necesarias)
ETAPA 4 – El plan estratégico: Una vez concluidos los análisis anteriores y sabiendo con detalle la situación real de la organización, se puede proceder a realizar el planeamiento estratégico. Este plan se compone principalmente de dos pasos:
- Formulación de visión, objetivos y metas
- Creación de un plan para alcanzar los objetivos planteados.
Un detalle a tener muy presente a la hora de diseñar el plan estratégico es que los objetivos planteados deben ser específicos, medibles y tener un período definido. Decir que queremos aumentar el deporte es bueno, pero ¿cuánto quiere decir aumentar? ¿50? ¿100, 200 personas? ¿En qué lapso de tiempo se desea alcanzar esta meta…4 semanas? ¿6 meses? ¿1 año? Si bien decir que se desea aumentar la participación de deportistas es importante, es diferente cuando una organización establece una meta clara y concisa. Un ejemplo podría ser: Para el final del año 2017 la asociación espera contar con 1,500 nuevos atletas ó para mediados de año la federación espera contar con 500 nuevos atletas afiliados.
Ok, una vez que se tiene claro cuál es el objetivo a alcanzar, es hora de buscar las maneras y estrategias necesarias para satisfacer las metas planteadas. Ante esto hay un par de tareas que la organización debe realizar:
- Identificar opciones: En esta etapa lo que se busca es identificar / crear la mayor cantidad de vías o estrategias para alcanzar los objetivos propuestos. En primera instancia no importa calificar la idea como buena o mala. Lo que importa en este paso es crear la mayor cantidad de estrategias posibles. Dicha dinámica puede ser realizada por una sola persona o un grupo (recomendado).
- Evaluar las opciones establecidas: En esta etapa se evalúa que tan viables son las ideas propuestas anteriormente. Aquí sí se entra en mayor detalles para determinar cuáles ideas pueden ser consideras buenas, regulares o malas. A la hora de realizar este proceso es necesario que las personas a cargo de esta evaluación tomen en cuenta 3 factores:
- Efectividad – qué tanto ayudará la medida a obtener el objetivo planteado
- Eficiencia –qué tantos recursos deben de ser invertidos para alcanzar la idea propuesta
- Recursos y presupuesto – Una vez evaluada la efectividad y eficiencia de cada idea es hora de determinar la cantidad de recursos necesarios (tanto materiales, económicos y humanos) que requerirá cada idea para ponerse en marcha. La discordancia entre la idea propuesta y los recursos con los que cuenta la organización será clave para que la idea fructifique o falle.
Una vez hecho un análisis detallado sobre cada idea, sobre los recursos necesarios y la valoración de la inversión que requiere hacer la organización, queda un paso por hacer: establecer responsables y fechas. Se puede tener el mejor plan jamás estructurado que si no se tienen personas responsables de velar por cada tarea, es difícil que el plan estratégico llegue a buen puerto. Usualmente la tarea de velar por el cumplimiento del plan es del administrador general de la organización, no obstante, es importante determinar si éste podrá hacerle frente a este responsabilidad solo o si contará con el apoyo de otras personas. Cuando un solo individuo es el encargado de velar por la obtención de patrocinios, crecimiento del deporte, manejo de medios de comunicación, selecciones nacionales, competencias y otros detalles, es poco probable impactar de manera positiva todas estas responsabilidades (a menos que el plan haya sido establecido de esa manera y tome en cuenta las limitantes del caso). Al mismo tiempo, es necesario establecer fechas para la obtención de ciertos resultados y la rendición de cuentas.
ETAPA 5 – Implementación y retroalimentación: En esta etapa la organización “echará a andar las estrategias propuestas”. Si bien mucha gente considera que ésta es la etapa más fácil de un plan estratégico, puede ser todo lo contrario. Para una debida implementación es primordial que la organización tenga:
- Una excelente comunicación (tanto interna como externa): Es necesario que ésta sea constante y efectiva, tanto entre los miembros de la organización como entre los entes externos.
- Una adecuada estructura organizativa: La organización debe tener una estructura que le permita acercarse a los objetivos propuestos. Por ejemplo, si no se tiene a una persona encargada de comunicaciones será difícil que se pretenda dar gran realce a este campo.
- Controles presupuestarios y de reporte: Si la organización no lleva un control de los gastos que origina o de cómo van los alcances, ¿cómo saber si las cosas marchan adecuadamente? Es necesario que alguien lleve un control cercano de este tema y alce la voz en caso de que algo se salga de lo previsto.
- Un sistema de evaluación para empleados: el empleado debe recibir retroalimentación sobre su trabajo. Si algo debe ser modificado es obligación del empleador de hacerlo saber a su empleado. Nadie es capaz de leer mentes y nadie sabrá que debe cambiar sobre su trabajo a menos de que se le exprese directamente.
Para finalizar es importante hacer al lector entender que éste es un proceso continuo y circular, en el cual la organización debe estar en un constante monitoreo para modificar, actualizar y corregir todos aquellos elementos que puedan hacer al plan desviarse de los objetivos propuestos. (Ver Figura 1). Los ajustes y modificaciones deben ser contantes, así como debe ser la evaluación y la retroalimentación. Puede que algunos de los objetivos se logren alcanzar antes de lo previsto; pero otros puede que requieran de múltiples ajustes y adecuaciones para lograr obtenerlos. Es aquí donde la planificación se vuelve dinámica, constante y reiterativa.
Si algo no quedó claro o si tiene alguna duda, no dude en contactarme. Me encantaría escuchar su opinión.
Referencia: Draebye, M., Raju,P. (2012). Strategic Management of Sports Governing Bodies, Greyhouse Knowledge
Figura 1
